Техническое задание

1. Цели внедрения

1.1.   Объединение сети магазинов в единую эффективную систему, управляемую и координируемую центральным офисом, обеспечив единую систему ведения и хранения данных и оперативный обмен информацией между магазинами и офисами сети;

1.2.   Обеспечение пользователей системы средствами ведения справочников (товаров,  документов, контрагентов, покупателей), анализа и прогнозирования;

1.3.   Автоматизация ввода данных, улучшение и стандартизация процесса обслуживания клиентов;

2. Сроки и объем работ

3. Необходимые  условия выполнения работ

4. Задачи, реализуемые в системе ЭСКОРТ:

4.1. Справочники, обмен данными

Справочник товаров

Создать и поддерживать иллюстрированный каталог товаров, своевременно вносить данные о новых коллекциях и рекомендациях от центрального офиса и дилеров из других регионов;

Обеспечить ведение реквизитов товара, подробного описания  (для консультации покупателей), рекомендаций по продаже;

Обеспечить обмен данными между магазинами, центральным офисом и мобильным рабочим местом директора в виде автоматической рассылки файлов данных в формате Excel.

Обмен данными включает в себя: обновление каталогов, получение оперативных данных о наличии товара и продажах по всей сети рассылаемые центральным офисом, регистрации покупателей с дисконтными картами.

Данные о наличии товара на складах магазинов сети поступают ежедневно в центральный офис (?) в файле формата MS Excel. Файл генерируется и отправляется системой автоматически.

Справочник покупателей (совмещенный со справочником контрагентов)

Ведение информации о покупателях, имеющих дисконтные карты.

Поддержка перечня всех совершенных покупок каждым покупателем  для построения системы накопительных скидок.

Справочник документов

4.2.   Импорт данных

Импорт прайс-листов в формате Excel в систему ЭСКОРТ осуществляется с помощью макросов ввода данных.

Пакетный ввод счетов-фактур в систему ЭСКОРТ производится с помощью настроенной обработки «Мастер импорта».

Также возможен ввод отдельных документов стандартными средствами импорта документов системы ЭСКОРТ и макросами импорта документов.

4.3.   Формирование заказа

Формирование заказа на основе данных о наличии на стоке или виртуальном складе и вычисленной потребности в товаре.

Формирование и корректировка заказа вручную.

Отправка сформированного заказа в центральный офис.

4.4.   Поддержка системы скидок, продажа товара

Поддержка системы накопительных скидок, скидок по заранее заданным датам. Корректировка размера скидок, цен путем ввода в систему положения о скидках на указанные группы или модели товаров.

Разработать форму ввода информации о совершаемой покупке вручную, с расчетом скидки для покупателей – владельцев дисконтных карт и расчетом окончательной стоимости покупки (временное решение при отсутствии сканера штрих-кодов);

4.5.   Анализ продаж, прогноз

Обеспечить средства:

• анализа продаж в разрезе групп товара, артикулов, конкретных цветов и размеров;
• вычисления прогнозируемых показателей продаж;
• сравнения фактических и плановых объемов продаж;
• анализа расчетов с поставщиками;
• анализа продаж текущего периода с прошлыми периодами (по годам, сезонам).

4.6.   ? (Формирование отчетов по деятельности продавцов)

Разработать систему показателей для оценки труда продавцов (учесть коллективные показатели, т.к. есть «отсроченные» покупки – например консультирует один продавец, а покупка происходит на след. день у другого продавца);

Реализовать отчеты по деятельности продавцов с рекомендациями по оплате.

4.7.   Настройка прав доступа к информации

Разграничение прав доступа (просмотр, корректировка. удаление) в зависимости от роли пользователя в системе: продавцы и менеджер в магазине, менеджер и бухгалтер в центральном офисе, директор.