Техническое задание

1. Цели первого этапа внедрения

1.1 Обеспечение процедур ведения корпоративного справочника МТР

1.2 Автоматизация ввода и консолидации заявок подразделений в Отделе МТС и Т

1.3 Автоматизация проведения тендера в Отделе МТС и Тот формирования лотов до сбора оферт и формирования приложений к договорам на поставку МТР

2. Сроки и объем работ

2.1. Внедрение проводится в Отделе МТС и Т Заказчика в г.Москве. Всего устанавливается 3 рабочих места для пользователей Рабочей Группы проекта.

2.2. Ориентировочные сроки выполнения работ 15.10.2005 – 26.12.2005 гг.

3. Необходимые условия выполнения работ

3.1. Создание Рабочей Группы со стороны Заказчика, включающей специалиста по ИТ и специалиста по МТР и КО.

3.2. Назначение администратора системы ЭСКОРТ со стороны Заказчика, проходящего обучение в рамках проекта внедрения системы и выполняющего впоследствии обслуживание системы, сбор и анализ требований пользователей, передачу требований и замечаний Исполнителю.

3.3. Сбор Заказчиком заявок от структурных подразделений в утвержденном едином формате (Приложение 1,2,3) с указанием кода по корпоративному справочнику.

3.4. Организация Заказчиком процесса сбора оферт от поставщиков в электронном виде.

4. Задачи, реализуемые в системе ЭСКОРТ:

4.1 Обработка заявок на определение кодов МТР.

Заявки на определение кодов МТР поступают от структурных подразделений в отдел МТР и КО в едином формате (Приложение 4). Дополнительно с заявками могут предоставляться прайс-листы поставщиков, содержащие данные МТР.

Заявки на определение кодов заносятся в систему ЭСКОРТ. При вводе заявок экспертом выполняется проверка на корректность написания реквизитов МТР, наличие аналогичных МТР с присвоенным корпоративным кодом, наличие МТР в прайс-листах поставщиков.

Для МТР, входящих во внесенную в ЭСКОРТ заявку и не имеющих корпоративного кода, выполняется операция попозиционного или пакетного присвоения корпоративного кода МТР.

После обработки заявки, т.е. определения корректных кодов и других реквизитов для всех запрашиваемых МТР, производится экспорт заявки в файл Excel для последующей отправки в структурное подразделение.

4.2 Экспорт справочника МТР для рассылки в структурные подразделения

Реализовать возможность экспорта справочника МТР в формате MS Excel (Приложение 5). Для сокращения объемов файлов допустимо формирование отдельных файлов для диапазона кодов МТР, т.е. отдельный файл на несколько групп МТР.

4.3 Ввод заявок подразделений.

Заявки от подразделений поступают в Отдел МТС и Т в электронном виде в формате MS Excel приведенном в Приложении 1 и  утвержденном Положением о порядке обеспечения МТР и КО.

Пакетный ввод производится с помощью настроенной обработки «Мастер импорта».

Также возможен ввод отдельных документов стандартными средствами импорта документов системы ЭСКОРТ и макросами импорта документов.

Заявки, поступившие с нарушением формата и отвергнутые «Мастером импорта», вносятся в систему с помощью стандартного функционала импорта документов системы ЭСКОРТ администратором системы либо специально закрепленным сотрудником.

Формат заявок и приложений к договорам на спецодежду отличается от общепринятого и будет уточнен в ходе внедрения.

4.4. Консолидация заявок подразделений

Консолидация выполняется автоматически при вводе заявок и их корректировок в систему ЭСКОРТ.

В реестре МТР настраиваются аналитические столбцы, отражающие информацию о суммарной потребности подразделений в МТР, с возможностью расшифровки до конкретных заявок подразделений.

Формирование сводной потребности как единого документа не является обязательным, но обязательно должна быть обеспечена печатная форма для отчетности по сводной потребности в утвержденной форме.

4.5 Распределение МТР по инженерам-закупщикам и типу закупки

Используются следующие дополнительные реквизиты МТР в справочнике МТР:

- группа закупки – код, обозначающий инженера-закупщика

- вид закупки – централизованная или самозакуп

Система ЭСКОРТ обеспечивает фильтрацию в реестрах МТР и документов в соответствии с группой закупки, видом закупки и другими реквизитами МТР и документов. Изменение группы закупки и соответствующее распределение МТР по инженерам-закупщикам производится обработкой «Группа закупки».

4.6 Определение ориентировочных цен

Ориентировочные цены определяются инженерами-закупщиками по направлениям МТР. Для установки ориентировочных цен может быть использован стандартный функционал системы ЭСКОРТ и формы анализа документов. В качестве источников ценовой информации применяются прайс-листы выбранных поставщиков и цены предыдущей закупки. Жестко заданный алгоритм определения ориентировочных цен отсутствует.

4.7 Передача в структурные подразделения утвержденных заявок с информацией по закупу

После определения ориентировочных цен и разделения МТР на централизованный закуп и самозакуп, выполняется экспорт заявок в формате MS Excel для последующей отправки в структурные подразделения.

4.8 Формирование предложений делать оферты (лотов).

Лоты формируются с помощью обработки «Мастер формирования лотов». Каждый создаваемый лот – документ в системе ЭСКОРТ, имеющий тип «лот» и состояние «формирование», содержащий МТР по конкретному направлению МТР и КО, либо МТР по усмотрению сотрудников Отдела МТС и Т.

Номера лотов генерируются системой автоматически, исключая повторения.

Для рассылки предложений делать оферты, лоты экспортируются в файлы в формате MS Excel, приведенном в Приложении 6.

После рассылки лотов, соответствующие им документы в системе ЭСКОРТ необходимо перевести в состояние «Утвержден», запрещающее последующие изменения документов.

В реестре МТР настраиваются аналитические столбцы, отражающие количественную информацию по сформированным и утвержденным лотам.

4.9 Ввод оферт, полученных от поставщиков.

Заполненные поставщиками предложения делать оферты и анкеты претендентов поступают в электронном виде в едином формате MS Excel, приведенном в Приложениях 6 и 7 и утвержденном в Положении об обеспечении МТР и КО.

Полученные оферты и анкеты претендентов вводятся в ЭСКОРТ с помощью настроенной обработки «Мастер импорта».

В справочнике контрагентов автоматически и вручную производится корректировка значений квалификационных параметров контрагентов – время на рынке, наличие нарушений, комплектность пакета документов и т.д. – в соответствии с Положением об обеспечении МТР и КО.

4.10 Обработка оферт, формирование сравнительных таблиц для рассмотрения на тендерном комитете.

Используются средства системы ЭСКОРТ по построению сравнительных таблиц. Формат сравнительных таблиц будет уточнен в ходе внедрения и согласован с тендерным комитетом. Предлагаемый вариант приведен в Приложении 8.

4.11 Формирование приложений к договорам поставки и уведомление поставщиков о результатах тендера.

Приложения к договорам поставки создаются обработкой «Формирование приложений к договорам» по протоколам рассмотрения оферт. Приложения - документы в системе ЭСКОРТ, имеющие тип «приложение к договору» и состояние «Формирование».

Приложения к договорам экспортируются в файлы в простом формате MS Excel, для последующей вставки в договора средствами MS Excel и MS Word. Формат приложений к договорам приведен в Приложении 9.

 Предварительная рассылка приложений поставщикам-победителям производится функциями рассылки документов системы ЭСКОРТ.

5. Состав работ

5.1. Уточнение Технического задания, разработка алгоритмов решений

5.2. Установка серверной части системы, установка рабочих мест

5.3. Формирование справочника МТР (предоставление образцов и рекомендаций)

5.4. Корректировка структуры и наполнения справочников системы

5.5. Настройка «Матера импорта» для пакетного ввода заявок, анкет предприятий и оферт от поставщиков

5.6. Настройка «Мастера формирования лотов»

5.7. Настройка шаблонов экспорта документов из системы ЭСКОРТ в формат MS Excel в соответствии с Техническим заданием

5.8. Настройка формирования протоколов рассмотрения оферт

5.9. Настройка «Мастера формирования приложений к договорам»

5.10. Разработка эксплуатационной документации (детальные инструкции для пользователей с отражением специфики данного внедрения)

5.11. Обучение администратора системы

5.12. Лекционное обучение пользователей системы (10 часов)

5.13. Проведение приемо-сдаточных испытаний системы

6. Базовые требования к знаниям и навыкам пользователей

6.1. Требования к администратору системы:

- Знание операционной системы Windows 2000/XP на уровне опытного пользователя

- Знание продуктов Microsoft Word и Microsoft Excel версии 2000 или выше на уровне опытного пользователя

- Знания и навыки администрирования MS SQL Server 2000

6.2. Требования к пользователям системы

- Знание операционной системы Windows 2000/XP версии 2000 или выше на уровне пользователя

- Знание продуктов Microsoft Word и Microsoft Excel на уровне пользователя

7. Ориентировочные задачи на следующие этапы внедрения

7.1. Внедрение функционала централизованной службы НСИ (нормативно-справочной информации) предприятия

7.2. Автоматизация мониторинга рынка и корректировки ориентировочных цен на МТР

7.3. Тиражирование решения на структурные подразделения с обеспечением информационного обмена между подразделениями и Отделом МТС и Т.

7.4. Контроль поставки и распределения МТР.

7.5. Настройка отчетности и мониторинга полного цикла процессов МТС и КО, от потребности до тендера и последующих поставки и распределения