Резюме

Подробнее…

Термины

ТМЦ – товарно-материальные ценности, синоним МТР

МТР – материально-технические ресурсы

МТО – материально-техническое обеспечение

ДКК – договорно-конкурсная комиссия

Ситуация до внедрения

Департамент закупок Регионального Центра МТО в Нижневартовске проводит тендеры на поставку  МТР  и отслеживает последовательность закупок для 30 сервисных предприятий региона.

В Департаменте 6 отделов по направлениям ТМЦ:

• отдел строительных материалов;
• отдел химии, труб и металлов;
• отдел оборудования;
• отдел импорта;
• отдел электрооборудования;
• отдел средств защиты и запасных частей.

Сбор потребности от заказчиков производится в системе SAP/R3, после чего общий квартальный план закупа выгружается в файл MS Excel и после ряда корректировок поступает в отделы. После получения общего плана закупа, в Excel формируются корректирующие планы закупа, часто существенно меняющие первоначальный общий план.

Проблема

Процессы выполнения планов закупа характеризовались высокой трудоемкостью, формируемые файлы отличались по  отделам, конкретным закупщикам, менялись от тендера к тендеру. Перенос данных осуществлялся вручную, проводился сложный алгоритм сбора и консолидации  данных в разных файлах. Процессы отличались сложностью использования данных за прошлые периоды.

Подготовка тендера включает в себя распределение номенклатуры по отделам и закупщиками, учет корректировок плана, согласование замен и формирование лотов. При проведении тендера поступает большое количество оферт от поставщиков, по которым составляются протоколы рассмотрения оферт для ДКК по каждому лоту и после определения победителя составляется договор поставки со спецификацией к договору.

Проблема

Оферты предоставлялись поставщиками в бумажном виде, что значительно увеличивало трудоемкость формирования сравнительных таблиц и протоколов для рассмотрения на ДКК. Весь процесс от выгрузки общего плана закупа из SAP/R3 до заключения договоров по итогам тендера выполнялся вручную, с использованием таблиц MS Excel.

Внедрение системы «ЭСКОРТ»

Цели проекта

1. Стандартизация и автоматизация процесса подготовки и проведения тендеров;
2. Обеспечение прозрачности процессов проведения тендеров и заключения договоров на всех этапах;
3. Оперативное получение актуальной отчетности по выполнению плана закупа на всех этапах от планирования до контрактования и поставки.

Специфика проекта

1. В решении для РЦ МТО в г. Нижневартовске применяется часть функционала системы «ЭСКОРТ», т.к. предварительная заявочная кампания (до корректировок) и ведение справочника ТМЦ реализованы в других системах;
2. Интеграция с SAP/R3, применение функционала пакетного ввода документов для множества форматов файлов Excel, синхронизация справочников с SAP/R3;
3. Разграничения доступа, включающие ограничения видимости документов для различных отделов;
4. Несколько видов тендеров с различными алгоритмами определения победителя;
5. Возможности корректировки количества и замены ТМЦ на различных этапах проведения тендера – формирование лотов, обработка оферт, заключение договоров, поставка;
6. Разработаны детальные иллюстрированные инструкции для пользователей, отражающие специфику внедряемого решения для РЦ МТО в г. Нижневартовске;
7. В рамках договора о сопровождении и регламента технической поддержки компания-разработчик оказывает услуги по сопровождению и обновлению системы «ЭСКОРТ».

Общие характеристики проекта

Количество рабочих мест: 40 мест в 6 отделах Департамента закупок

Справочник  ТМЦ:  объем справочника свыше 200 тыс. позиций, синхронизация с единым корпоративным справочником ТНК-BP,  автоматическое обновление из SAP/R3

Средние характеристики квартального тендера:

Общий квартальный план закупа: до 5 тыс. строк и выше по 30 предприятиям-заказчикам

Корректировочные планы: 2 раза в неделю в течение месяца, в среднем по 200 строк, корректировка количества

Операции замены ТМЦ: до 100 на одного закупщика, на различных этапах – формирование лотов, обработка оферт, формирование спецификаций к договорам, поставка

Формируемые документы: до 500 и выше лотов, по 5-6 оферт на лот, 1-2 спецификации к договору поставки по лоту

Сроки реализации проекта

Внедрение: 15.05.2005 – 31.08.2005

Срок сдачи в эксплуатацию: 01.09.2005

Результаты проекта

1. Введены единые форматы документов для планов закупа, лотов, протоколов рассмотрения оферт, спецификаций к договорам и др.;
2. Автоматизирован процесс проведения тендера, начиная от импорта плана закупа, и заканчивая формированием приложений к договорам, что значительно сократило трудозатраты;
3. Обеспечено централизованное хранение и обработка документов в системе «ЭСКОРТ», в т.ч. значительно упрощен поиск данных;
4. Обеспечена прозрачность процессов МТО для руководства в реальном времени до уровня конкретных документов и ТМЦ;
5. Значительно упрощен анализ и использование данных за прошлые периоды;
6. Реализованы различные формы отчетов по деятельности Департамента закупок на основе данных по закупке и поступлению МТР, с детализацией по отделам и конкретным закупщикам;
7. Исчезла практика ручного переноса и неконтролируемой корректировки информации в файлах Excel;
8. Подготовлено решение по контролю отгрузки и поставки МТР и автоматическому формированию и рассылке уведомлений и претензий поставщикам;